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導入前の課題
紙の図面はスキャンをしてPDFに変換、PDFのタイトルを変更、というルールを決めてはいたものの、日々の業務が優先となり結局スキャンしたデータが1つのフォルダの中に全て溜まっている状態。探したい図面がどのデータなのか、一つ一つ確認して見ていく必要があり図面を探すことで無駄な時間を費やしていました。また、受注した案件の図面は管理していましたが、受注前の図面をそのまま山積みという状態で情報の整理ができていませんでした。管理が正しくできていない状態でしたので、見積漏れが発生してしまい、問い合わせが入って気づくという状態に。この状況をどうにかして改善したいと考えていましたが、事務作業が多くなるというデメリットが大きく、改善することになかなか動くことができませんでした。
『図面Engine』を選んだ理由
事務作業の工数を増やさずに、簡単に管理できるというシステムにとても惹かれました。「図面Engine」であれば、わざわざ手入力で情報をひとつずつ入力をせずとも、自動で入力されているということが当社で図面管理が進まなかった部分を解消してくれると期待しました。実際に案件単位で整理され、見積が正しく早くできることで、機会損失を防げていると感じています。
導入後の効果・今後の展望
これまで1枚の図面を探すことに、30分近くかかっていたこともありましたが、瞬時に検索ができ、見たい図面にたどり着くことができるように。綺麗に整理整頓ができたことで作業効率は格段にあがっています。しかし、まだ工程管理の部分は効率化できていない部分がありますが、図面管理からまずは始め、徐々に進めていきたいと考えています。また、これまでは私だけしか見積ができない状況でしたが、検索機能などを活用して他のスタッフでも見積もり作成ができるように社内のナレッジを溜めていき、生産性向上させてより営業活動に時間を充てられるように活用していきたいです。
