中小企業の見積業務をDX！当日回答と10時間削減を叶えた具体策とは？

導入前の課題

見積業務が担当者に依存しており、特定の人しか内容を把握していない案件が多く、担当者が休むと見積作業が止まってしまう状況がありました。そのため、お客様をお待たせするだけでなく、従業員も休みにくく、体調不良でも無理に出社せざるを得ないケースが発生していました。また、メールや見積データの管理は手作業で非効率であり、過去案件の検索にも多くの時間を要していました。

『DX Engine』を選んだ理由

トライアルを実施した際、求めていた機能が揃っており、初日から従業員が「導入してほしい」と声を上げるほどフィット感が高かったです。メール転送だけで自動的に案件名の付与やフォルダ整理まで行ってくれる点が決め手で、作業の手間削減と生産性向上が具体的にイメージできました。また、無料トライアルで実際の業務フローに乗せて試せたことが導入判断の後押しになりました。

導入後の効果・今後の展望

導入後は、従業員の労働時間が 月約10時間削減。見積回答のスピードも、従来の「4日」から「2日以内、場合によっては当日」に短縮されました。案件が全員で共有できるようになり、担当外のメンバーでも見積を引き取れるため、業務のボトルネックが解消されました。
また、超類似検索によって過去の見積データを瞬時に探し出せるようになり、作業効率が大幅に向上。従来であればフォルダを一つずつ開いて探していた手間が不要になりました。
今後は、人手不足や働き方改革の観点からも、AIを活用した業務効率化をさらに進めていきたいと考えています。DX Engineは、正確で素早い見積回答が求められる企業にとって非常に有効なシステムであり、同様の課題を持つ会社には強くおすすめです。